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工作流程WORKFLOW導入的基本概念

訊光科技  


H公司為國內的一家上櫃公司,主要經營專業的通訊設備與系統整合的服務,長期以來,限於該公司的IT人員與技術能力有限,大都是購買現成的進銷存與財務套裝軟體來使用,但因為行業別的特殊性,系統的功能與使用者滿意度上一直困擾著該公司,於是在公司高階主管的主導下,做了一個重大的決議,企業以2年500萬的預算,來實現全新的e化目標。

很多企業執行企業e化的重點,並不完全在預算上,企業e化最可怕也最直接的問題就是風險與成效的問題,相信企業的決策者大都對資訊系統不夠熟習或有失敗的經驗,造成對e化的信心不足,寧可花小錢來買套裝軟體用用算了,當然,這也是很正常的思維模式。

對於H公司而言,主要有幾個需求重點,讓他們考量要自己來e化,當然,也不是多數的企業有這個能力與預算來執行這樣的計畫,簡述如下:

1.H公司的業務系統,是以專案為導向的系統,從報價到接單到出貨與維護,都必須以專案代號為成本中心,因此,大部分的進銷存是無法滿足這個需求。
2.H公司也屬IT產業,人員平均素質高,加上業務特性,讓工作與工作及人與人的溝通變得非常頻繁,加上公司已導入ISO9000,所以很多系統都必須建置在工作流程的架構上。
3.整個系統的流程與公司制度,已經在公司上櫃前規劃整理過,所以對於系統的需求很明確,對系統的開發方向也很清楚,不會因為系統分析目標不清晰而產生不確定的風險。
4.H公司原本就有配置4位IT人員,有兩位具有系統開發能力,但還是無法負擔這麼專業的e化開發,但是卻有能力承擔未來的系統維護。
5.整個系統需要在18個月內完成,包含EIP,業管系統,進銷存,HR,財務系統則整合現有的套裝系統(因為財務系統很標準,套裝軟體可以95%滿足需求)。
6.為了User方便與面對未來,所有介面盡量使用Web介面,並高度整合Mail系統搭配使用。

H公司找了幾家資服廠商,評估合作可能性,最後選擇了Infolight為合作夥版,決策的理由如下,僅供參考:

1.Infolight為少數擁有自行研發的開發平台公司,其EEP2006深得國內IT產業的認可,國內有30家以上的上市櫃公司採用該平台來開發資訊系統。
2.EEP2006平台的開發效能快,可以快速開發系統,雖然整個Project有近300個表單外加近200多個報表,僅用3個人力開發 可以在12個月內完成開發工作。
3.整個EEP2006平台可以輕易的開發出全Web的介面,並可以讓Windows與Web並用,視企業的需求而定,這點很重要,因為多數是用Web來開發, 但是有些地方因為介面與效能的關係,少數還是會用到Windows的介面,EEP2006也可讓系統透過Internet在Windows上來執行。
4.Infolight提供技術轉移服務,開發人員是以駐點方式進入H公司來開發系統,並隨時輔導H公司的IT人員進行協同開發,就近完成技術轉移工作,讓H公司未來可以自行維護,不必過份依賴資服廠商。
5.整個系統因為須配合工作流程平台,單據與工作流程的關係非常密切,Infolight 的EEP2006除了內建工作流引擎之外,而且工作流程是建置在微軟的Workflow Foundation之下,整個流程引擎的效率與穩定度表現得特別好。
6.Infolight為一家20年的資服廠商,財務健全,在業界有一定的口碑,選擇合作廠商當然必須考量廠商的背景與年資,這應該是必要的條件之一。"

經過1年多的努力,很順利可以將整個系統導入,並透過Web的介面來整合的e化系統,從EIP到企業流程單據,從客戶管理到營銷統計,從報價到訂單到出 貨,從請購到採購系統,從商品管理到庫存管理,從人事系統到薪資系統,最後到財務資料的整合,整個系統透過EEP2006,完整呈現,讓H公司可以享受在 e化帶來User的便利與效率,更讓企業的管理與運籌更上層樓。