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以工作流程來實現企業BMP

訊光科技  


即將邁入二十一世紀的今天,隨著科技的高速發展,已經讓時間與空間產生急速變化,企業都將要面臨全球化的競爭與薄利的來臨,製造業要面臨少量多樣問題,服務業要面臨快速提供顧客滿意問題,林林總總,都必須借重科技與自動化的能力,來達到提升速度與效率,大幅提升企業競爭力。

BPR(Business Process Reengineering),企業流程改造就是這種情境下,所產生的管理模式產物,但基於國人對此觀念的生疏與企業文化差異,幾年下來,只侷限於口號與 了解階段,畢竟勇於大幅改變組織與架構的企業終究是少數。而BPM(Business Process Management)企業流程管理就不一樣了,他是一個具體的企業管理規章與工作流程規範,讓你的企業可以依制度規章來具體運作,我想大部分的企業都有 了這套方法與制度,只是制度的簡繁與落實程度的差異,因此必須透過科技的方法,來落實這個管理辦法與制度,並能提高整體企業的運作速度與效能。


何謂工作流程管理系統呢?

幾年前,工作流程可稱為電子簽核,定義也很多,多家廠商可以自我表述。隨著WFMC(Workflow Management Coalition)的成立,絕大多數的工作流程系統大都已經依照WFMC的標準來制定規格,以下我們就WFMC標準簡單定義一下工作流程管理。

工作流程:Work Flow,就是自動化處理程序的簡稱,指企業參與者對文件或訊息按照規範的制度來作業,並使其在企業參與者間傳遞,也就是一系列相互銜接,自動進行的業務活動或任務。狹義一點,你就當作它是企業單據的電子簽核。

工作流程管理:Workflow Management就是人與電腦共同工作的自動化協調控制和通訊,在電腦化的業務過程上,通過在網路上的軟體系統,使所有文件流程與命令的執行都處於受控制的狀態。在工作流程管理下,工作量可以被監督與分派,使工作量可以讓用戶達成平衡。

工作流管理系统:Workflow Management System是可透過軟體的定義,來建立工作流程並管理其執行。它必須執行在一個或多個工作流程引擎上,這些引擎必須能了解這些過程的定義,與工作流程間 的參與者(可以是人或另一個軟體)相互作用,並根據需求配合其他的工具或程式相互應用。

總體來說,實際在企業中運作的工作流程管理系統,它必須是一個「人機結合」的系統,並且具有自動化的功能。工作流程管理系統必須包括下列幾個部分:

1. 定義工作流程,包括具體的流程活動(Activity)(平常我們稱作業)與規則等,這些定義是同時被人及電腦所共同瞭解的,就是人為的定義讓電腦系統能確實瞭解。
2. 遵循定義去建立實例(Instant)與執行實際的工作流程。
3. 監察、控制、管理執行中的業務與工作流程(可以解釋為企業單據),例如可對任務(單據)、工作量與進度的檢查與平衡工作等等。


企業為何須要導入Workflow系統

當然也不是每個企業都需要Workflow系統,因為Workflow對小企業而言是多此一舉的,Workflow就是單據在流動,如果企業的人少,每個 人都身兼數職,導入Workflow的架構就是造成自己輸入單據,又呈給自己審核,搞不好別人簽完後,又丟給自己為待辦,如此反而大大降低企業效率,還不 如使用傳統的資訊系統來得適用些,所以在20 User(電腦操作者)以上的企業比較有需要導入Workflow系統。以下簡單說明幾個重點:

1. 自動化資訊流:Workflow主要就是解決企業表單與單據的流動,這種流動在傳統上都是紙上作業,企業有一套制度讓單據流動並手動簽核。到了現代,資訊 系統已可完全取代人工表單,各種資料都存放在資料庫與Web網頁上,但為了讓管理者掌控資訊,還是採用人工簽核,另一方面也是為了因應早期的主管可能不太 懂也不會使用電腦,於是便成了電腦列印表單,主管們在該表單上簽字,因為必須依賴人為的呈送,所以企業必須讓所有員工與管理者熟習這一套制度,以避免人為 的疏失。但有了Workflow系統就不會有類似事情發生,是由系統主動按企業制度找主管簽字,不會讓新來的工讀生或祕書弄錯弄丟了,並在機密上也不會有 文件被Copy或外洩的問題,達到企業自動化的目的。

2. 便於教育訓練與制度的透明化:企業人才的流動幾乎是不可避免的趨勢,企業必須花很多時間去教育新人關於公司制度、單據流程與資料系統的操作,好不容易學 會,人又要走了,造成企業不少的困擾,如果結合Workflow系統來整合企業資訊系統時,其情況將會明顯的改善。首先是企業流程的透明化,在 Workflow系統中,會顯示出企業的各式作業流程圖,供使用者直接操作,如此的界面將讓使用者直接了解企業簽核流程,降低教育訓練的成本;另一個重點 則是資訊系統的改變,傳統的系統是以密密麻麻的功能項為操作界面,讓企業User或主管難以學習,如改用Workflow系統後,除了前端源頭的業務接觸 者外,大都是由Workflow系統告知User今天有多少待簽核單據與待辦事項,處理完畢即可,如此的系統可節省至少40%以上的操作學習,讓作業者與 Workflow系統作最佳的人機結合。

3. 符合ISO,落實BPM:企業有點規模之後,就會規範企業的制度與遊戲規則,從10幾年前的ISO熱潮到目前還是沒退,因為那是基本的企業競爭力,很多企 業都把ISO當作與同業競爭的必要武器與企業形象,來提昇接單能力。到最近BPM與BPR的風行,企業都希望能透過的組織與機能的改造或強化企業制度的落 實與改善,來達到提升企業的運作效率與降低企業的經營風險。導入Workflow可以利用資訊系統來落實企業的制度與規則,讓企業的處理流程進行中的表單 或單據做有效率的傳遞簽核,並能達到控管的目的,任何單據與制度都會隨著Workflow預先設定來傳遞,並可以隨時加入稽查點與稽查條件,防止職權疏失 與人為的錯誤,讓企業管理者都能運籌帷幄之中,洞悉千里之外。

4. 提昇企業運作效率:由於Workflow系統的每一活動(Activity,或稱作業)間都有其時效性,系統也會針對這些作業活動加以監督,一有逾時現 象,除了警告作業中的負責人外,也會反應給其上級主管,如此才能更有效率讓企業單據能在限制的時效內完成簽核與授權。另外由於Workflow系統真實記 錄了整個簽核的處理時間,於是整個月下來可輕易掌握各主管部門的簽核績效與工作量,如果再將其統計一年,則可將這些統計資料加以整理歸納成了年度考績的參考,這都是導入Workflow系統所帶來的重大效益。

5. 異常預警的功效:前面說到逾時的處理,只是異常預警系統的功能之一,一個規劃完善的Workflow系統,都應該有一個強大的監督系統,定時週期性來檢查各種資訊狀況,例如也可以將企業的目標管理或KPI值納入異常預警當中,隨時來監督目標的執行情況(各類資料庫回報的數值),再配合企業數位儀表板做有效率及圖形化的顯 示,讓企業管理者的螢光幕有如飛機的駕駛艙,管理者僅須注意儀表板的數據與燈號,再加以追蹤與確認狀況即可。

隨著兩岸分工與國際化的發展,多點營銷、製造及研發已蔚為風潮,外部的流動與出差人員比率也越來越高,在當今被高度重視BPM管理的時代裡,企業確實需要 一套Workflow系統與工具來強化管理,落實企業制度與e化目標,企業的管理也必然透過internet延伸到機場、旅館、家裡,除了提高企業的運作 效率與提升競爭力之外,也能提高主管的生活品質,畢竟在家就能簽核單據與掌握公司狀況,對長期出差奔波與加班的主管來說,確實是件很有意義的事,期待的未 來,將有更多的企業與經營者,透過越來越發達的通信科技,無論何時何地,隨時可以透過手上的個人設備,全盤掌控公司的營運與運作,這個目標應該不遠了。