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從企業e化走向工作流程

訊光科技  


在中小企業E化系統建設中,因為公司資訊人力及資源分配的關係,幾乎可以分成三大區塊,而工作流程的推動是依賴於可靠的硬體網路基礎設施上:

1.硬體及網路部門:負責掌管硬體維修,網路服務,防毒,網站及郵件伺服器基礎設施。
2. ERP應用部門:掌管企業核心帳務與應用,從業務訂單,生產管理到出貨,應收應付等財務相關與人力資源供應鏈等等,是企業的核心主系統。
3.OA或KM部門:企業業務流程(BPM)再造,企業知識累積分類重用為目標,因為涉及到企業的文件寶庫及工作流程,可以說是企業營運管理的中樞神經系統。

我們在導入工作流的過程裡,最基本概念就是以電子表單配上工作流程來打造OA表單簽核系統,在填表或流程簽核過程中經常是有某些資料是來自ERP系統,例 如企業經常用的請假單就是會用到HR系統裡面的個人資料像假期天數,基本薪資等等,當流程完畢後又會把請假扣款金額資料更新到HR系統中。複雜一點的應用 如ECN/ECR,涉及的部門從業務部,設計部,生產部,採購部,品管部門,系統資料交換上牽涉到業務訂單系統,合約管理系統,生產管理系統。在文件管理 應用中ISO文件簽核管理系統就是一個很好的實務應用,因為涉及公司的各個單位的管理規章。

通常建構一個工作流開發我們有很多使用者操作預期:

1. 請假單送出後要能自動送到主管,主管簽核後按請假天數逐及上呈,予以核決。
2. 請假單填表時輸入請假時間就可以自動計算剩餘假期或請假天數等等。
3. 能自動E-mail通知及放入待辦事項文件夾中。
4. 自動稽催,…..…自動化的功能預期。

這些預期都需要有一套完整的架構來支持工作流程的運作,因為我們都希望未來在維護工作上不能有太大的工作負擔,最基本的要做到流程修改,組織變動,表單修 改,權限管理都要獨立分開且不能相互影響,因為在實務上10表單+10流程+5個部門(大約25 USERS)是很容易開發跟維護的,但當企業推動到100表單+100流程+3個分公司*5個部門(150 USERS以上),這時候可能天天會因為業務變革或組織調整影響到工作流程造成大量維護調整的工作必去去進行。所以在實務推動中就會考慮到組織資料庫(包 含工作崗位於人員的虛擬對應)與工作流程(包含主流程與子流程及流程版本)獨立分離,這樣才能讓工作流程推展順暢。

許多國際大廠的ERP到國內會產生許多水土不服的現象,其實工作流程引進也是同樣遇到問題,國外的組織架構已經進化到扁平化矩陣式管理,但國內還是以金字 塔型組織架構為主,雖然某些公司已經扁平化,但還是東方傳統金字塔型架構,所以包括市場佔有率最大的IBM DOMINO/NOTES 面對金字塔組織的管理還是需要新建立或修改內建的組織資料庫結構,另一個嚴重的問題是西方在管理流程是任務導向注重稽核點且協同合作的觀念很強,但國內管 理幾乎崗位與工作職責加上固定流程的方式,但流程又會因為業務需求隨需變動而調整,觀念上反而是自己管好自己事,所以在崗位權限表及流程修改方便性上也要 加強許多”東方管理特色”上的東西來完善工作流程核心架構。有了加強的組織資料庫及流程修改工具後表單設計反而變成了是最簡單的一個環節了,表單的設計難 點轉移到了與其他系統相互連接的資料接口上。

有了完善的工作流程基礎架構後到底要先推動哪一類的電子表單呢?好像現在很多公司都在推請假單,公出單,加班單,文具用品申請,ISO文件管理………OA 行政用途的表單,因為容易推行,但是從管理層面來看這些反而不是給企業在協同或管理上帶來最大化的價值跟效益,公文簽核系統,任務交辦追蹤管理,跨部門聯 絡支援請求單,專案管理,工程設計變更管理,協同設計…..這些反而是對管理流程變革及核心競爭力提升有最大幫助的,而且也是縮短部門間與上下組織之間的 距離與訊息傳遞效率,並大量的減少溝通上的錯誤發生。

工作流程的推動從公司內部可以延伸到供應鏈上下游廠商間的協同工作,例如業務單位發出一批出貨單,訂貨單,上下游廠商可以透過internet進行收單確認,交期確認,分批交貨計畫時程確認等等,只要公司核發給他們帳號密碼就可以進行供應鏈協同了,非常方便,但是推動工作流程往公司外部延伸,馬上面臨到工作流軟體授權費的問題,授權費有的是依照用戶數或流程數目來計費,一般來說國際大廠都很高,但功能也非常強大,如IBM Domino,K2,Ultimus,MS Share point,但中小企業面對這樣高的建置成本只能做個示範工程(通常是25USER左右)隨便玩玩或選擇國內的工作流軟體,基於預算考慮只能選一般所謂的 OA系統套裝軟體簡單用用而已,但未來擴充又成了瓶頸問題,不能修改也沒有原始碼,工作流也不是業界標準,看來似乎又要像ERP系統建立一樣在跌跌撞撞中 推倒重建痛苦摸索幾年。

最近我們看到有些有研發實力的公司採用JAVA開放源碼的工作流或是微軟的WORKFLOW FOUNDATION,這樣直接既符合業界標準又沒有用戶數授權費的雙重好處下積極推動,之前筆者帶領過幾個上市公司推動工作流程,集團都是上萬人,用的 是國際級最好工作流程系統,當時也同樣為了上萬用戶將會全面參予使用的授權費大傷腦筋,如今時機及技術都已經相當成熟,用戶端就是WEB Browser ,SERVER端也沒有用戶授權數量限制,目前該集團已改用國內沒有Users數授權的工作流系統來大幅降低成本。 最後就只剩下找對流程系統與流程工具及實施方法了,如何運用一種夢幻流程開發工具可以在幾分鐘內開發完成一個工作流程,幾分鐘內開發完成一張電子表單等 等,將工作流程的開發難度降低,並可以因應未來的彈性擴充能力及系統維護能力,將是另一個重要思維課題。