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EEP的MOSS整合方案

訊光科技 / 林卓毅



前言


MOSS(Microsoft Office SharePoint Server)是全新的伺服器應用程式,屬於Microsoft Office system 的一部分。企業可以使用這套程式來輔助共同作業、提供內容管理功能、實作業務流程,並提供存取組織目標及流程重要資訊的途徑。使用MOSS中的網站範本和其他功能,您就可以快速又有效率地建立網站,以支援組織可能具有的特定內容發佈、內容管理、記錄管理或商務智慧等需求。MOSS定位為企業級的Portal集合,提供了廣泛的自由度與服務。企業除了主要的入口網站外,可能會依照部門和作業功能建立許多子網站,甚至是個人網站,前述所有需求都可以建構在單一的MOSS體系中。而這些網站需要有各種服務當作內容,如:公布欄、討論區、行事曆、聯絡人、表單、全文檢索,以及讓無結構的Office文件可以結構化地管理與共享的機制。

既然MOSS定位為IT系統整合的總入口,那麼EEP如何整合進MOSS也成為我們的一個思考方向之一。有鑑於越來越多的客戶詢問到有關MOSS方面的整合需求,所以我們提供了一個SP Module的整合方案(SharePoint Module),讓您可以直接在MOSS的頁面上直接取得EEP流程資訊以及執行流程的操作。目前整合的版本是Microsoft Office SharePoint Server 2007EEP 2008 WorkFlow版。



整合重點

在整合之前,先說明一下WebPart(網頁組件)的概念,WebPart就是一個可以提供獨立運作或是協同其他網頁組件運作的模組,您可以想像整個網頁是由許多不同的積木所組合出來,而這一個一個不同的積木就是WebPart。利用MOSS中的網頁內容管理功能,您可以輕鬆建立、編輯以及管理您的網頁。所以,我們開發了EEP專用的WebPart,您可以隨心所欲將EEP的WebPart擺在MOSS網站的任何網頁以及任何位置。例如:讓您直接在MOSS的網站頁面上,就可以直接看到使用者個人在EEP的「待辦事項」、「經辦事項」、「通知」、「逾時」等資訊,並提供直接的流程操作,甚至於直接可以看到EEP的樹狀功能選單,使用者可以直接從功能選單選取流程或是畫面,直接做單據的新增。而且我們也提供SingleSignOn的功能,您只需登入MOSS,WebPart會自動登入EEP,減少您在不同系統間重複登入的困擾。


功能說明

以下我們
用一個MOSS的入口網站範例網頁,整合我們的WebPart做說明:



右邊Webpart為EEP功能目錄,就是可以將EEP標準的功能表顯示在MOSS的主頁面上,並且可以操作打開EEP的表單。



中間下方五個Webpart分別為待辦事項、經辦事項、通知、逾時以及隱藏Webpart


此隱藏Webpart只有在EEP功能目錄點選之後,才會將點選的流程或畫面顯示在此區塊。

 WebPart功能說明:

(1) 待辦事項:顯示該使用者的所有待辦事項清單。


功能說明:

   1) 流程下拉選單:過濾流程資料,當資料多的時候,用來篩選某流程的資料。
   2) 更新:重新取得最新的資料。由於每個WebPart是各自獨立的,不會即時更新其他Webpart的最新資料,例如經
       辦資料按「取回」
並不會即時反應在待辦事項清單,所以提供更新的功能,隨時可取得最新資料。
   3) 查詢:提供查詢功能,可根據「單據號碼」、「發送者」兩個欄位過濾資料。按下「查詢」時,會顯示查詢的
        區塊,如下圖:
     


   4) 打開:提供您直接開啟該表單畫面,表單操作請參考EEP WorkFlow WebForm的操作方法。
        您可以直接在該表單修改資料,或是執行「呈送」、「作廢」、「通知」… 等流程操作。
        如果您不想開啟表單,我們也提供您直接在Grid上面直接做「審核」和
「退回」的動作。

        開啟表單是用開新視窗的方式呈現,如下圖:



  
5) 審核:提供您Grid上直接做審核的動作,而不需開啟原表單。
        當按下「審核」圖示時,會以開新視窗的方式顯示審核畫面,您可以直接
勾選重要或緊急單據,並輸入意見說
       
 明,按確定即可將單據拋到流程下一關。



此畫面還提供預覽功能,能讓使用者直接在流程圖上看到目前表單的流程進度。按下方「預覽」按鈕可選擇
「開啟」或「儲存」該流程圖。



直接按「開啟」即可顯示流程的進度圖,如下圖:

 

  6) 退回:提供您在Grid上直接做退回的動作,而不需開啟原表單。按下後即會退回流程上一關。操作方式和
    「審核」的操作方式一樣。
  7) 歷史紀錄:開窗顯示此單據的所有歷史紀錄。如下圖:


     

  
8) 排序:在Grid上可根據「寄件者」、「日期」兩個欄位做排序。直接點選欄位抬頭即可重新做排序。

(2) 經辦事項:顯示該使用者的所有經辦事項清單,經辦事項就是該使用者所送出去或經手過的且還沒有結案的
      單據。如下圖:

 

功能說明:

   1) 流程下拉選單:過濾流程資料,當資料多的時候,用來篩選某流程的資料。當「已結案」有打勾,會根據已
        結案經辦事項過濾流程資料,「已結案」沒有打勾,會根據未結
案經辦事項過濾流程資料。
   2) 已結案:用來切換顯示已結案或未結案的經辦事項,預設是不打勾,顯示未結案的經
辦事項,若打勾,則會
        取得已結案的經辦事項清單,如下圖




   3) 更新:重新取得最新的經辦事項資料。
   4) 查詢:提供查詢功能,可根據「單據號碼」、「發送者」兩個欄位過濾資料,與待辦事項的查詢功能是一樣
        的。當「已結案」沒有打勾,會顯示未結案經辦事項的查詢區塊,由於已結案和未結案顯示的欄位不同,所以
        可供查詢的欄位也有所不同,如下圖:
     


   5) 打開:提供您直接開啟該經辦事項表單畫面。
   6) 歷史紀錄:開窗顯示此經辦事項單據的所有歷史紀錄。
   7) 取回:使用者可自行將單據取回,按取回後,單據會直接回到上一關角色的待辦。
  
(3) 通知:顯示該使用者的所有通知事項的清單,通知事項大都是流程中的通知訊息,而非
優先處理的待辦事項,
      優先等級不同,所以特別分開。



   功能說明:

   1) 流程下拉選單:過濾流程資料,當資料多的時候,用來篩選某流程的資料。
   2) 更新:重新取得最新的通知資料。
   3) 打開:提供您直接開啟該通知表單畫面。
   4) 歷史紀錄:開窗顯示此通知單據的所有歷史紀錄。
   5) 刪除通知:顧名思義就是刪除該筆通知資料。
 
(4) 逾時:顯示該使用者或其屬下的所有已經逾時的單據清單。




   功能說明:

   1) 更新:重新取得最新的逾時資料。
   2) 打開:提供您直接開啟該逾時表單畫面。
   3) 歷史紀錄:開窗顯示此逾時單據的所有歷史紀錄。
  
(5) EEP功能目錄:提供使用者開啟流程或畫面,或用來打開已經開發完成的EEP表單。



 (6) 隱藏的WebPart,用來顯示EEP功能目錄所點選的流程或頁面容器,當你打開流程或表單時,將會顯示在這個容
       器中。
  



 結語

藉由EEP SP Module (SharePoint Module)這個整合方案,提供客戶多一種選擇,您可以選擇MOSSEEP各自獨立操作,或是您可以選擇讓EEPMOSS整合在同一介面操作。在現今的企業,公司內部可能同時存在著多套IT系統,使用者同時必須使用多套IT系統已是家常便飯,對使用者來說,最直接的困擾就是每套系統都要記一套帳號密碼,每套系統都要登入一次,藉由整合,至少EEP在這方面減少了使用者的負擔。藉由整合在MOSS頁面,也提供使用者更有效率、更便利的操作。