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iCoder工作流程實例開發

訊光科技/Joyce OU


前言

現代企業對於 Workflow系統並不陌生,畢竟工作流程從IBMNotes開始流行至今至少20年,企業對於Workflow都有基本的認識與需求,到底企業導入Workflow有甚麼好處呢? 簡單說明如下:

 

1. 自動化資訊流:

Workflow主要的功能就是解決企業表單與單據的流動,單據在傳統上都是紙上作業,每個企業都有一套讓單據流動並手動簽核的制度。到了現代,由資訊系統取代人工表單,各種資料都存放在資料庫上,但還是會將表單列印出來,以人工紙本的方式進行呈送與簽核,就很容易送錯或遺失。若有了Workflow工作流程系統就不會有類似的問題,由系統主動依企業的簽核制度找主管簽字,既不會弄錯也不會弄丟,或是發生機密文件被Copy或外洩等問題,進而達到流程自動化的目的。

 

2. 便於教育訓練與制度透明化:

企業人員的流動是無法避免的,針對公司的相關制度與單據流程走向總是需要花時間對新人做教育訓練,常造成企業的困擾;如果導入了Workflow系統,不僅使用者可以根據企業的各式作業流程圖中了解企業制度,並可以在Workflow系統中直接操作,降低教育訓練的成本;另一方面Workflow系統會使資訊系統的操作更為簡便,以前是User要尋找對應的系統功能來使用,Workflow則會把功能自動顯示給User。例如: 使用者登入了Workflow,系統就會根據這個User的角色找到待辦的事項與單據提交給該User,就好像收EMAIL一樣的方便,節省更多的操作學習。

 

3. 符合ISO,落實BPM

企業有點規模之後,就會規範企業的制度與遊戲規則,導入 ISO認證通常是企業基本的競爭力與企業形象。 隨著BPMBPR的風行,更多企業希望能透過組織改造或強化企業制度的落實,來提升企業運作效率與降低企業的經營風險。導入Workflow除了可以落實企業的制度與規則,也讓企業處理流程中的表單或單據做有效率的傳遞簽核,並能達到控管的目的,Workflow也可隨時加入稽查點與稽查條件,防止職權疏失與人為的錯誤,讓企業管理者都能運籌帷幄之中,洞悉千里之外。

 

4. 提昇企業運作效率:

由於Workflow系統的每一活動(Activity,或稱作業)間都有其時效性,系統會針對這些活動加以監督,一有逾時現象,將會警告該作業中的負責人,如此才能更有效率地讓企業單據能在時效內完成簽核與授權。由於Workflow系統會真實記錄了整個簽核的處理時間,整個月下來可輕易掌握各主管部門的簽核績效與工作量,統計整年度,可以歸納整理成為年度考績的參考,這都是導入Workflow所帶來的重大效益。

 

既然Workflow對企業的好處這麼多,而iCoder又內建了一個簡單又好用的Workflow系統,以下就為大家實作一個表單與Workflow的實例,讓大家對iCoder的工作流程有初步的認識。

 

 

Word製作表單

接下來就以 [費用申請單] Word表單為例,產生費用申請的程式畫面。

1. 定義表格:

我們在Word表單中填入iCoder設計參數 "#" 的相關定義 (如下Word表格中紅色的#部分)# 後所接的文字各代表不同的欄位屬性,之前的文章有說明過,在此不在贅述。較為特別的是表格中Workflow所使用的相關參數是"#W",其中

"#WS" 是定義呈現簽核者的電子簽名,"#WD" 則代表簽核的日期與時間。



2. 表格上傳與編程匯出:

登入iCoder 點選 [新增]à [Word] 功能將設計的 "費用申請單.docx" 上傳。


透過 [存檔]à [匯出] iCoder會依設計的表單自動產生相關的檔案規格及網頁程式介面。


執行 [預覽]à [新增] 以下就是 iCoder只花3秒鐘 [編程匯出] 的程式畫面。



設定角色與組織

在設計一個Workflow之前,除了將簽核表單設計好之外,也需要配合其他的相關設定,如公司的組織架構,人員的編制及各部門主管的職級與核決權限等,以下將簡單說明與Workflow相關的基本設定。為使大家能夠更容易的理解,iCoder準備了簡單的範例提供匯入參考(如下),再依實際需求調整即可。

[工作流]-> [匯入] -> [匯入Sample組織結構]

 

1. 關於 [角色] [用戶]

[用戶]à 簡單來講就是 "使用者"

[角色]à 即使用者在組織中扮演的 "角色位置"

[設定群組與角色] Workflow中均以角色為依據,一個角色可以有多個User扮演,也可以是一個User。將依以下範例表建立角色的名稱與用戶:

 

 

2. 設定 公司組織結構範例如下:

[工作流]-> [組織結構]

在流程活動中,如果需要判斷申請者或簽核者的上層主管時,就必須對這個組織做必要的設定。

 

 

新增一個Workflow

接下來我們要新增一個簡單的 [費用申請流程] 如下

點選 [新增]à [Flow]-> 輸入作業流程名稱

 

以下為新增的流程設計畫面,整個流程設計都是以活動元件所構成,中間的部分為【流程設計區】,左邊為【流程活動元件區】,可以將左方的活動元件(Activity)拖拉入流程設計當中,右方區域為【屬性區】,用來設定各流程活動的屬性內容。

 

接著依公司規範的決裁流程產生設計畫面,以下為簡單的範例說明

1. [主管審核]: 費用申請提出後由該申請者主管為第一關審核

主管審核屬性 [SendTo]設定為: 申請者主管

2. [平行會簽]: 需由指定的專案經理與財務經理進行平行簽核

專案經理屬性 [SendTo]設定為: 參考用戶/欄位F006(資料內容為UserID)

財務經理屬性 [Role]設定為: 財務經理

3. [條件審核]: 若申請費用大於5萬元需要經過總經理的核准

費用>5屬性 [Expression]: F008>50000 (F008是指費用申請單的欄位)

4. [通過通知]: 通知出納(允許列印CanPrint=True)與通知原申請者告知已通過

5. 結束

 

 

設定Menu 選單

完成了"費用申請流程",接著我們來建立選單,簡單的做一下系統發佈及程式的權限等相關設定。

 

1. 新增簽核流程選單:

輸入程式名稱及選擇相關Word程式頁面(選擇費用申請單)->[參數]指定綁定的流程(費用申請流程)-> [存檔]

 

預設權限EveryOne如下,並可針對群組或用戶權限做調整。

 

2. 關於簽名設定:

  使用者登入iCoder頁面-> [查看簽名]-> [存檔],即可保存個人的電子簽名。

 

3. 程式發佈:

可直接提供URL 或請User直接掃描Barcode即可連結至系統登入頁面執行

 

 

執行Workflow

最後,我們就簡單操作一張費用申請的簽核來看一下實際的頁面呈現。

 

1. User  Sara(005)呈送出差費用申請如下:

 

 

2. 主管 Sam(008)登入待辦事項審核如下:

 

 

已送往:專案經理 Danny(009 ) 已送往:財務經理 財務經理(02):Jin(002)

 

3. 專案經理 Danny(009)登入於待辦中開啟審核後畫面如下:

等待財務經理 財務經理(02):Jin(002)簽核

 

4. 財務經理 Jin(002)登入於待辦中開啟審核後畫面如下:

此流程已完成(因費用<=50000不需呈送總經理)

 

5. 出納Cally(006)與申請者Sara(005)登入於通知事項中皆有核准通知如下:

此流程已完成(因費用<=50000不需呈送總經理)

 

如需列印表單,請開啟通知後點選右下角的[印表]按鈕,其功能會將資料套印在原上傳的Word格式中(如下截圖)

 

 

 

結論

    Workflow工作流程常常令企業又愛又恨,一套成熟的Workflow系統通常費用高,學習門檻更高,但在企業活動中又扮演著非常重要的角色。iCoder有視覺化的操作,簡單且容易上手,更能夠馬上從無到有,所帶來的效益更不容忽視。透過以上簡單的介紹,您是不是也覺得系統整合與流程管理不再是一件難事? 降低營運成本並提升競爭力,全盤掌控公司的營運與運作這個目標真的不遠了。




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