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iCoder工作流程功能

訊光科技/Andy Kao

 

前言

    現今經濟情勢快速變化,中小企業也將面臨嚴峻的挑戰,或許中大型企業導入工作流程已經多時,有一定的經驗與成果;但面對國內中小企業而言,光是企業E化就令人頭大了,更不要說是工作流程。隨著網路盛行與資訊科技的發達,無論企業規模大小或行業別為何,工作流程是有一定的重要程度,更需要有一個有效的流程管理平台,來落實企業制度並增加工作效率。

    iCoder除了表單與報表可以高速智能完成外,內建的工作流程平台可讓企業以類似一般ISO的流程圖方式定義工作流程,讓企業的管理者可透過手持裝置進行審核與監督資料的流動。

 

工作流程概念

    如下圖,開發者可以透過iCoderWord表格來產生一個RWD表單,作為流程的單據,然後再新增一個工作流程,並定義好這個工作流程的各個活動與對應企業角色,透過給USERMENU選單把此表單與工作流程綁定在一起,就可以完成這個表單的流程簽核了

 

    USER來說,如果是申請單據,透過MENU選單可以來提出各式表單的申請;接著主管或其他部門承辦人等,可以透過"個人事項"來進行簽核動作,包括核准、退回、加簽、作廢等動作,直到該張單據結案為止。

 

    iCoder的服務器為一個以Node.JS開發的核心應用軟體伺服器,後面則可以接上雲端公有雲或私有雲的資料庫,也可以用混和雲的方式來連接資料庫(程式服務為公有雲,但資料則連接到私有的自家資料庫中),中間內建一個強大的工作流引擎來專門處理工作流的審核。

 

 




工作流活動元件

iCoder的工作流程中,支援以下的流程活動,簡單說明如下:

流程活動名稱

圖示

說明

標準活動

最基礎的活動元件,用來設定呈送給一個指定的對象與角色進行簽核。

審核活動

專門用來進行多級審核的活動元件,與標準活動類似,但本活動的對象為呈送者的主管,可以依不同的職級來設定不同的核決權限條件,可以省去多個IfElse活動變得較為簡潔。

通知活動

主要用來通知一個特定的對象,讓該對象能即時收到通知,並且無論該對象是否有察看或處理此通知,流程都會繼續往下不會等待。

平行處理(會簽)

可同時處理多個活動的會簽,會簽活動會等所有平行活動審核完畢後才會往下流動。本活動內可以貼入多個標準活動或其他活動。

條件判斷

可定義一個或多個條件判斷式,用來處理企業的商業邏輯,以條件分支來處理往下的活動。

分支活動

專門用在平行處理中,因為平行處理內的活動全部都是平行會簽,如果平行處理內需要有一個分支可以處理依次的串簽,就必須使用到分支活動來處理。另外條件判斷內的活動其實也是一個分支,如果要增加一個分支條件也是貼入本活動即可。

稽核活動

這是一個資料或制度稽核檢查,可以預先設定條件,如條件不符合,系統會自動退回處理,符合才能往下流動。

動態會簽活動

此專門用來進行動態會簽的流程活動,會簽其實是與平行處理活動一樣,差異的是這裡不是固定的角色與對象,可以透過表單裡的一個欄位內容來決定會簽的對象(可能有多個角色或多個使用者)

作廢活動

此專門用來中止流程的進行,也就是強制作廢單據,並可設定中止的通知對象。


工作流案例

    透過iCoder的流程活動,就可以使用拖拉的介面來設計流程圖,我們就以出貨申請為例,簡單說明如下:

    上面的出貨申請案例中,可以透過iCoder流程設計器分成三個部門,分別為業務部、資材部、財務部等;除了開始與結束已經存在,接著依次貼入各個流程活動

1. 開始: 出貨申請的起單,通常是由業務來申請的,新增流程時就會固定存在。

2. 主管審核: 通常是由業務主管來負責審核,可以設定一個角色如業務經理即可。主管審核如果要多級審核,可以改用"審核活動"來特別處理。

3. 會簽: 往下進行兩個部門的會簽,左邊為資材部的庫存確認,確認商品都有庫存(角色設定為倉管),右邊則由財務部的信用審核(角色設定為財務助理)

4. 條件簽核: 會簽後如果該出貨單金額超過10萬元,則需由總經理進行審核;如果低於10萬就直接跳過。

5. 出貨通知: 到此會發出一份出貨通知給申請的業務,該業務可透過此活動印出貨單,並進行出貨。

6. 結束: 流程結束,新增流程時就會固定存在。

 

    iCoder的流程當然需要配合iCoder一個RWD表單來進行線上簽核,因此我們可以利用以下的 Word表格來自動產生這個出貨單,並讓使用者輸入出貨單的資料,如下:

 

角色與組織

    工作流程的系統,除了要有User帳號外,通常還必須搭配角色與公司組織才能讓流程順利進行。

    iCoder的活動對象通常有兩種,一種是User,另一種是角色,User是指固定的某一個用戶(003:Paul),而角色是指公司的某一個職務(R03:業務經理),使用User的缺點就是人員到職與離職要重新更正流程,所以最好還是使用角色的方式,到職與離職或職務調動只需設定角色即可。用戶(User)的設定如下:


    角色通常是代表公司的工作崗位或職務,一個角色可以設定多個User,代表該職務有多個人一起負責;一個User也可以扮演多個角色,這也是多數企業都有的正常現象,如圖為角色的設定介面,例如,業務設定有User: 005(sara)007(Peter)兩個人。



    除了用戶與角色外,有些活動或審核都會以申請者的主管作為審核對象,而非固定的個人或角色。為了能讓系統知悉每用戶所扮演的角色其主管是誰,因此必須要有一個組織設定,由上到下來設定公司組織部門(節點),與其各節點的主管與職級等,如下圖,總公司之下有財務部、業務部、工程部等,每部門再去設定其主管及下面的成員。


工作流程中不管是User用戶或是角色,都必須要有一個代理制度,iCoder除了提供傳統的角色代理人之外(以角色為代理核心);也提供了 User代理人(以人為代理核心),如下的設定:

設定時,可以設定多個代理人,及代理期間(設定代表永遠),另外還提供了一個常態性的"平行代理"功能;一般代理與平行代理的不同在於,一般代理是取代性的代理,被代理者無法看到該角色的簽核活動,平行代理則可讓代理與被代理者同時看到該角色的簽核活動,兩者都可以簽核,差異在如果是代理者簽核後,系統會自動發一份通知給被代理者,並讓流程持續往下流動。


待辦與經辦

    資訊化的初期,就是把紙本的單據,以電腦的頁面來取代,並將單據的內容輸入到頁面上,存到電腦的資料庫中,這樣除了可以重複利用這些資訊外還可以用來高速統計想要的數據;這些單據通常是以印表的方式還原紙本,並透過公司制度給主管或其他部門進行人工流程審核。

 

    而工作流程,就可以將公司制度以流程圖的方式來進行管理,將這些資訊化的單據按照流程圖來給主管或其他部門進行線上簽核,所以當每用戶登入系統之後,會根據這個用戶(user)或其所扮演的角色來取得待簽的單據,也可以取得曾經簽過的單據(或自己申請的單據)等。

 

    iCoder工作流程的"個人事項"中,主要有三個窗口,分別為待辦、經辦、通知,說明如下:

1. 待辦事項:所謂待辦事項就是根據企業的工作流程制度,其屬下或其他部門的使用者必須經過該用戶批示或確認才能生效的單據,待辦事項可以直接打開此單據的表單進行審核或確認,也可以將表單退回。因為每用戶都有他自己的待辦,所以會依該用戶在企業所扮演的不同角色來顯示出待辦事項,一個使用者可以扮演多個角色,也會在同一個待辦窗中看到所有負責事項,就好像EMail一樣,每個人都有自己的EMai,這裡的待辦事項也像是EMail的收件夾一樣。

2. 經辦事項:是指該用戶所經辦且尚未結案的事項與單據,只要經過該用戶所經手的任何單據,都會自動列在此追蹤事項中。在此可打開原來的單據查看,但不能進行更改,也提供"取回"的功能,可以在下一個主管未簽核之前取回單據,但如果主管已經簽核往下流動了,就無權取回;另外也提供"催單"的功能,用來催告目前的簽核者,通知他加速簽核。經辦事項也像是EMail的送件夾,把你所送出的經辦事項都歸類在此,讓你可以隨時追蹤簽核進度。

 

3. 通知事項:指該用戶所有通過的單據,或顯示與該用戶有關的通知訊息或單據。通常我們會在流程結案前的最後一個活動,貼入一個通知活動來告知申請者該單據已經結案,並透過通知來讓該用戶查看簽核過程或印表存查。通知事項與待辦事項最大的不同是,待辦必須即時處理,才能往下運作,但通知即使不處理也不影響他人的運作。通知事項中可以打開查看單據或進行印表處理,如果通知的事項很多,也可以自行刪除。

 

電子簽名

    iCoder工作流程中,有提供一個簡易的電子簽名方案,每用戶可以透過首頁的"查看簽名"功能來設定自己簽名檔案,如下:


    接著透過iCoder來設定Word表單,可以在Word的表格當中使用 "#W" 的簽核欄位來實現電子簽名,如我們可以使用"#WS"呈現簽核者的電子簽名,"#WD"來代表簽核日期與時間等,再以出貨單為例,設定如下:

 

最後,可以在出貨申請通過之後的通知,將該出貨單印出來,會得到以下的結果:

 

 

結論

    企業身處在科技高度變換的時代,國際化與產業分工是必然的,多點營銷、分散製造及多點研發已蔚為風潮,在外流動與出差人員比率越來越高,在當今被高度重視BPM管理的時代裡,企業確實需要一套簡單好用又能快速導入的工作流程平台,來強化管理與落實企業制度。企業管理也必然透過行動裝置延伸到機場、旅館、家裡,除了提高企業的運作效率與提升競爭力之外,也能提高主管的生活品質,畢竟在家就能簽核單據與掌握公司狀況,對長期出差奔波與加班的主管來說,確實是件很有意義的事。從現在起,將有更多的企業與經營者,無論何時何地,隨時可以透過行動裝置,全盤掌控公司的營運與運作,這個目標應該不遠了。



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